「働く環境の新しいあたりまえ」に向けた取り組み
Japan Digital Design株式会社
Japan Digital Design（以降JDD）では、新型コロナウイルス感染症の感染拡大を受け、今年4月以降、従業員ならびに従業員のご家族の健康と安全確保を最優先とする方針のもと、リモートワークをはじめてとして柔軟な働き方を推進しています。
このような状況下、社内で実施した働き方に関するアンケート結果から、コロナ禍においても従業員は業務を実行するうえでコミュニケーションが重要であると認識しつつ、その機会が足りないと感じていること、そして、オフィスはインフォーマルコミュニケーションの場として有用であると考えており新たなプロジェクト創出・推進、社内カルチャー形成において重要な役割を担っていることが分かってきました。
そこで、JDDでは従業員とのつながりを促しコミュニケーションのきっかけをつくる従業員向けのウェブアプリケーションを開発するとともに、フィジカルディスタンスを確保しつつ、複数のプロジェクト推進に柔軟に対応できるオフィスを設計し8月よりオープンしました。
併せ、コミュニケーションツールやオフィス環境を整備する一方、多様な働き方に対応するために、バックオフィス業務もクラウドサービス導入やワークフロー見直しを実施し、全社としてペーパーレス化や効率化を積極的に推進しています。
JDDはwithコロナにおける人々の価値観の変化や行動変容を新たな機会として前向きにとらえ、「金融の新しいあたりまえの創造」に挑戦します。そして、働く環境についても今までの慣例や既存の枠組みに拘ることなく「新しいあたりまえ」の実現に取り組んでいきます。
「つながる」従業員向けアプリ
社内コミュニケーションの活性化を目的として、従業員同士の理解やしつながりを促進するウェブアプリケーション（JDD Connect）を社内エンジニアとデザイナーが開発しました。JDD Connectを利用することにより、社内コミュニケーション上の障害となっている「顔や名前が一致しない」「誰が今どこにいるかわからない」「状況かわからない」といった悩みを解消することができます。現在、社内でテスト運用を行い有用性検証ならびに機能改善を実施しています。
JDD Connectの主な機能は以下となります。
メンバー表示：全従業員の名前、顔の一覧とプロフィールの詳細表示
オフィス表示：現在、オフィスビルで働いている従業員と出社人数をフロアやエリアごとに表示
ステータス表示：全従業員の就業ステータス一覧と当日スケジュールを表示
「多様なプロジェクトに対応できる」オフィス環境
withコロナにおいて新たなプロジェクトの創出・推進の場や社内文化づくりの在り方を模索するために、フィジカルディスタンスを確保しつつ、様々なプロジェクトに柔軟に対応できる新たなオフィスをオープンいたしました。プロジェクト規模、プロジェクト数、プロジェクトメンバーの働き方に合わせて、オフィスのレイアウト変更が可能な仕様としています。さらに、ホワイトボードやモニターなどを自由に配置できるプロジェクトツール（JDD Work Tools）を独自に設計開発し、安全性、高い自由度、機動性を兼ね備えた新たなオフィス環境を実現しています。オフィスエリアは、小規模プロジェクトを複数実施できる場を「STUDIO」、中大規模プロジェクトの実施に適した場を「FACTORY」、プロジェクトアイデアを共有できる場を「COLLEGE」と呼称し、各エリアにおいて社内プロジェクトでの利用を開始しました。
新たなオフィスにおける主な特徴は以下となります。
STUDIO：プロジェクト規模やプロジェクト数に合わせてデスクのレイアウト変更できるエリア
FACTORY：プロジェクト規模や進め方に合わせてパーティションでレイアウト変更できるエリア
COLLEGE：プロジェクトアイデアを共有できるエリア
JDD Work Tools：プロジェクトに必要とされるホワイトボードやモニターを移動、収納できるオフィス設備
「働く場所を選ばない」バックオフィス業務
多様な働き方に対応するために、契約手続き、経費精算、決裁、承認プロセス管理などバックオフィス業務について、クラウドサービスの導入とワークフローの見直しを実施し、全社としてペーパーレス化や効率化に取り組んでいます。
現在実施中の取り組みは以下となります。
クラウド型電子署名・電子契約サービスの導入による契約手続きのペーパーレス化
社内チャットツールを活用した経費精算手続きの簡便化
クラウド型経費精算サービスを活用した決裁、承認プロセスの簡素化
働き方に関する継続的な取り組み
2020年4月以降、新型コロナウイルスへの対応として、従業員ならびに従業員のご家族の健康と安全確保を最優先とし、社内外への感染拡大防止に向け、以下の取り組みを継続実施しております。
リモートワークをはじめとする柔軟な働き方の推進
社内外における会議のオンライン化
社内外における会議資料の完全デジタル化
社内コミュニケーション活性化を目的とした従業員向けオンラインイベント開催
